Microsoft Office Word қосымшасымен (немесе оған ұқсас мәтіндік редактормен) енді ғана таныса бастаған пайдаланушы үшін бағдарламаның барлық алуан түрлі терминдерін, функциялары мен құралдарын түсіну қиынға соғуы мүмкін. Мысалы, «колонтитул» сияқты ұғым сізді ұзақ уақыт бойы оның не үшін, не үшін қолданылатындығы және құжаттың қай бөлігінде екендігі туралы ойлануға мәжбүр етеді.
Мәтіндік редактордағы құжат шартты түрде бірнеше салаларға бөлінеді. Мәтін құжаттың негізгі (орталық) бөлігіне енгізіледі, бірақ шеттерінде бос орындар болады, оларды әдетте шеттер деп атайды. Үстіңгі және астыңғы колонтитулдар - бұл құжаттың әр парағының үстіңгі, төменгі колонтитулында және бүйір жиектерінде орналасқан аймақтар. Көбінесе колонтитулдар әр санды қолданушы өзі енгізбестен, параққа нөмірлерді мәтінге енгізу үшін қолданылады. Нөмірлеу автоматты түрде жүреді: әрбір келесі бетке бір-біріне көбейтілген мән беріледі. Үстіңгі және төменгі колонтитулдарда жазулар болуы мүмкін: уақыты, күні, фирманың аты немесе құжаттың атауы. Сондай-ақ, графикалық объектілерді колонтитулдар мен колонтитулдарға орналастыруға болады - фирманың логотипі немесе кез келген басқа кескін. Неліктен қайталанатын мәтін мен графикалық объектілерді енгізу үшін үстіңгі деректемелер мен колонтитулдарды қолдану ыңғайлы. Тақырыптар мен төменгі колонтитулдардағы мәтін немесе графикалық объект өзгермейді, қозғалмайды, бұрмаланбайды. Әр жаңа параққа бірдей мәтін енгізудің қажеті жоқ. Колонтитулдар мен колонтитулдар белсенді болған кезде құжаттың негізгі бөлігі редакциялауға қол жетімсіз болып қалады, сондықтан оның сыртқы түрі өзгермейді. Тақырыптар мен төменгі деректемелерге жылдам қол жеткізуді құжаттың жоғарғы немесе төменгі жағындағы тінтуірдің сол жақ батырмасын екі рет басу арқылы алуға болады. Колонтитулдар мен колонтитулдар белсенді болған кезде редактордың мәтінмәндік құралдарында қосымша «Дизайн» қойындысы пайда болады, оның көмегімен колонтитулдар мен колонтитулдардың сыртқы түрін өзгертуге, қажетті объектілерді кірістіруге болады. «Кірістіру» қойындысына. «Үстіңгі деректемелер мен колонтитулдар» бөлімінен, ашылмалы тізімде ұсынылған шаблондардан үстіңгі немесе астыңғы деректемені таңдаңыз, тінтуірдің сол жақ батырмасымен ұнайтын опцияны таңдаңыз - бұл өріс автоматты түрде колонтитулдар мен колонтитулдарды өңдеу режиміне ауысады. Одан шығу үшін тінтуірдің сол жақ батырмасымен құжаттың негізгі бөлігін екі рет шертіңіз.
