MS Excel - есептеулер жүргізуге және кестелік деректерді ұсынуға өте ыңғайлы құрал. Алайда, есеп беру құжаттамасын дайындау кезінде көбінесе Word форматында кестелік ақпарат беру қажет. Сонымен бірге кейде ақпараттың тікелей мазмұнын ғана емес, сонымен қатар құжаттарды форматтауды аудару қажет болады.
Бұл қажетті
MS Word, MS Excel, компьютер
Нұсқаулық
1-қадам
Excel форматында сақталған файлдан ақпаратты Word-қа аудару үшін кестелік файлды ашып, ішіндегі қажетті ұяшықтарды таңдап, тінтуірдің оң жағын басып, «Көшіру» пәрменін таңдаңыз. Содан кейін, MS Word бағдарламасын іске қосып, бос құжат жасаңыз (әдетте, ол автоматты түрде жасалады) және оған Excel-ден көшірілген фрагментті салыңыз. Бұл жағдайда кестені бейнелеуге қажетті баған саны құрылған құжатта пайда болады, ал Excel кестесіндегі әр жол құжатта жеке жол түрінде ұсынылады.
Бұл әдіс қарапайым, дегенмен оны қолданған кезде түпнұсқа құжаттың пішімі жоғалады. Сонымен қатар, Word-та жасалған осындай жалған кестені әрі қарай өңдеу өте қиын болады.
2-қадам
Excel-де дайындалған кесте Word-та бірдей көріну үшін, көшірілген ақпаратты алдын-ала дайындалған кестеге салыңыз. Ол үшін түпнұсқа кестеде қанша баған мен жол бар екенін санау керек. Содан кейін Word бағдарламасында «Кесте» мәзір пунктін және «Кірістіруді» таңдаңыз. Пайда болған терезеге бағандар мен жолдар санын енгізіп, растау түймесін басыңыз. Барлық басқа (косметикалық) параметрлерді кейінірек жасауға болады.
Енді, бірінші жағдайдағыдай, кестенің қажетті бөлігін көшіріңіз. Содан кейін тышқанның көмегімен Word-та құрылған кестені толығымен таңдап, тінтуірдің оң жағын басып, «Қою» пәрменін таңдаңыз. Бастапқы кестедегі барлық мәліметтер Word кестесінің бос ұяшықтары арасында ұқыпты бөлінеді. Word форматтау құралдарын пайдаланып, кестенің дұрыс орналастырылмаған бөліктерін түзетіңіз.
Бұл әдіс есеп беру құжаттамасын дайындау үшін оңтайлы болып табылады, алайда бұл формулаларды сақтауға мүмкіндік бермейді, бұл деректерді кейіннен қайта есептеуді қиындатады.
3-қадам
Кестені Excel-ден формулалармен және дизайнмен бірге көшіру үшін қарапайым емес, «арнайы» паста қолданыңыз. Ол үшін кестенің қажетті фрагментін де көшіріп алыңыз, содан кейін Word мәзірінен «Өңдеу» - «Арнайы қою» тармағын таңдаңыз. Содан кейін, пайда болған терезеде «Microsoft Excel парағы (объект)» жолын таңдаңыз.
«Кірістіру» және «Қосылу» жолдарындағы нүктенің орнына назар аударыңыз. Стандартты құжаттаманы дайындау үшін осы көрсеткішті «Кірістіру» жолына қалдырыңыз.
Егер сізге Excel құжатындағы мәліметтерге байланысты автоматты түрде өзгеру үшін Word құжатындағы ақпарат қажет болса, онда «Сілтеме» тармағын таңдаңыз. Дегенмен, Word файлының Excel форматындағы файлға тұрақты қол жетімділігін қамтамасыз ету қажет.
