Кәсіпорында электронды архив құру қажеттілігі туралы мәселе өзекті болып отыр. Және бұл кездейсоқ емес, өйткені жаңа ақпараттық технологияларды енгізу құжаттардың қауіпсіздігі мен сенімділігін қамтамасыз етіп қана қоймай, оларды іздеу уақытын қысқартады, сонымен қатар қажет болған жағдайда бірнеше қызметкерге бірдей мәліметтерге қол жеткізуге мүмкіндік береді.
Нұсқаулық
1-қадам
Электрондық құжаттардың архивін құру бірнеше кезеңдерді қамтиды. Бастапқыда компанияның компьютерлік жабдықтарына лицензияланған бағдарламалық жасақтаманы сатып алыңыз және орнатыңыз.
2-қадам
Құжаттарды дайындаңыз, яғни оларды ұйымдастырыңыз, оларды ұйымыңыздағы қолданыстағы құжаттар айналымының құрылымына сәйкес анықтаңыз. Атап айтқанда, осы кезеңде оларды тіркеу, сақтау мерзімі бойынша сұрыптау, тігілмеген парақтардан қапсырмалар мен қапсырмаларды алу қажет болады.
3-қадам
Келесі қадам - құжаттарды цифрландыру немесе сканерлеу. Ол осы ұйымда қолданылатын құжат түрі мен форматын дәл қолдайтын техникалық жабдықта жүзеге асырылады. Осы кезеңде құжаттарды көбейтудің сапасын тексеріңіз, қажет болса, қайтадан сканерлеңіз.
4-қадам
Келесі - құжаттарды оларды сақтау және өндіріс стандарттары тұжырымдамасына сәйкес форматқа түрлендіру (түрлендіру) кезеңі, содан кейін - индекстеу кезеңі, яғни. Әр құжатқа қажетті ақпаратты кейіннен іздеу немесе толық мәтінді мәліметтер базасын құру үшін кілт сөздерді «тағайындау».
5-қадам
Электрондық мұрағат құру бойынша жұмыс аяқталғаннан кейін параметрлерді орнатыңыз (кіру құқығы, құжаттарды өзгерту құқығы) және ұйым персоналын оқыту.
